Biết cách quản lý chuỗi cửa hàng là yếu tố quan trọng để các doanh nghiệp bán lẻ hoạt động hiệu quả và có thể đứng vững trên thị trường cạnh tranh ngày nay. Tuy nhiên, đây là một nhiệm vụ khó khăn.
Các nhà quản lý cần có kiến thức về kinh doanh, khả năng định hình tầm nhìn, quản lý vòng quay vốn và thực hiện quy trình quản lý chuỗi. Những yếu tố này giúp xây dựng và nâng cao giá trị thương hiệu cũng như tăng lợi nhuận. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Nxthemes để tìm hiểu cách vận hành mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ.
1. Thực trạng kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam
Thị trường bán lẻ tại Việt Nam được xem là một trong những thị trường sôi động nhất trong khu vực. Với quy mô dân số lớn và tỷ lệ dân số trẻ cao, ngành bán lẻ tại Việt Nam đã có sự phát triển mạnh mẽ. Thống kế mới nhất từ Vietnam Report cho thấy Việt Nam đạt tốc độ tăng trưởng kép (CAGR) trên 10%.
Vì lý do đó, thị trường bán lẻ Việt Nam ngày càng trở nên cạnh tranh gay gắt do sự gia tăng của các thương hiệu tham gia thị trường. Điều này mở ra nhiều cơ hội tiềm năng cho ngành bán lẻ Việt Nam trong việc phát triển.
Một phần quan trọng của ngành bán lẻ là trung tâm thương mại và nó đang ghi nhận mức tăng trưởng đáng kể với mức tăng trưởng 11%. Trong số đó, Vingroup được xem là ưu thế với số lượng trung tâm thương mại Vincom nhiều hơn so với các trung tâm thương mại khác.
Tuy nhiên, ngành bán lẻ hiện đang chịu ảnh hưởng từ đại dịch Covid – 19. Theo báo cáo, khoảng 42% doanh nghiệp bán lẻ gặp những tác động nặng nề do đại dịch.
Mặc dù gặp nhiều khó khăn, nhưng trên dài hạn, thị trường bán lẻ Việt Nam vẫn được đánh giá cao về triển vọng phát triển, đặc biệt là trong việc thúc đẩy xu hướng bán hàng đa kênh.
Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tốt nhất – Mento
2. Tìm hiểu về mô hình quản lý một chuỗi cửa hàng
Để hoạt động tốt, các thương hiệu cần xây dựng một mô hình quản lý chuỗi cửa hàng toàn diện. Trong một chuỗi các chi nhánh bán lẻ khác nhau, luôn có một cửa hàng trung tâm, được gọi là văn phòng trung tâm, nơi tập trung các bộ phận quản lý chính của công ty.
Văn phòng trung là nơi làm việc của giám đốc và các bộ phận quản lý trực tiếp, có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ hệ thống các chuỗi bán lẻ khác nhau. Nếu quản lý cửa hàng được thực hiện thông qua công nghệ, máy chủ của toàn bộ hệ thống sẽ được đặt tại văn phòng trung tâm này.
Tất cả các thông tin về bán hàng, tồn kho và nhân viên sẽ được thu thập cửa hàng bán lẻ và gửi về máy chủ để được xử lý. Với sự tổ chức và sắp xếp hợp lý, công việc giám sát, theo dõi và điều hành sẽ trở nên thuận tiện hơn. Việc kiểm soát các chỉ số cũng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Liên kết với văn phòng trung tâm là các cửa hàng bán lẻ khác nhau. Những cửa hàng này có quy mô nhỏ hơn và ít phòng ban hơn. Tuy nhiên, vẫn cần có một lượng nhân viên đủ để thực hiện các hoạt động bán hàng như thu ngân, quản lý và bán buôn. Mục đích là để dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn
Tóm lại, việc sở hữu một chuỗi cửa hàng bán lẻ đòi hỏi phân bổ nguồn lực và tạo mạng lưới liên kết để quản lý bán hàng hiệu quả. Không chỉ giúp công việc quản lý bán hàng diễn ra một cách suôn sẻ, mạng lưới bán hàng hiệu quả còn tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho cửa hàng.
3. Cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả
Để duy trì nguồn doanh thu ổn định và giữ chỗ đứng vững chắc trên thị trường, các doanh nghiệp lớn như Circle K, 7 eleven đã áp dụng một số chiến lược quản lý quan trọng như sau:
Quản lý tài chính
Quản lý tài chính là một yếu tố không thể thiếu cho cả doanh nghiệp nhỏ và lớn, bao gồm cả chuỗi cửa hàng bán lẻ. Để quản lý tài chính hiệu quả, có một số vấn đề quan trọng cần được xem xét:
- Nguồn vốn: Quyết định về việc góp vốn hay vay vốn và thời gian để thu hồi vốn đầu tư ban đầu là rất quan trọng.
- Doanh thu tổng cộng: Xác định tổng doanh thu của tất cả các cửa hàng trong chuỗi.
- Quản lý chi phí: Điều tra và quản lý các khoản thu chi liên quan đến bán hàng, nhập hàng, và duy trì chu trình sản phẩm.
- Lợi nhuận: Đánh giá lợi nhuận trước thuế và sau thuế, so sánh chỉ số lợi nhuận của các chi nhánh trong chuỗi.
- Phần mềm quản lý bán hàng: Lựa chọn và sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp để hỗ trợ quản lý tài chính.
Quản lý tài chính tốt giúp cho các doanh nghiệp bán lẻ đưa ra quyết định kinh doanh một cách chủ động và xây dựng các chiến lược hợp lý. Ngoài ra, nó cũng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả, đồng thời đánh giá kịp thời hoạt động kinh doanh của mình.
Quản lý chất lượng sản phẩm, nguồn nguyên vật liệu
Chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp vào thành công của một doanh nghiệp bán lẻ. Quản lý chất lượng không đáng tin cậy có thể dẫn đến thất thoát không đáng có.
Khi mở rộng mô hình kinh doanh chuỗi bán lẻ, việc quản lý hàng hóa trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi sự chặt chẽ và chuyên nghiệp. Số lượng và đa dạng hàng hóa cũng như di chuyển giữa các chi nhánh ngày càng phức tạp.
Một trong những lý do khiến nhiều chuỗi bán lẻ gặp khó khăn hoặc thất bại là do thiếu nguồn cung cấp ổn định về chất lượng và giá cả. Quản lý nguyên vật liệu là một nhiệm vụ khó khăn đối với các doanh nghiệp sở hữu chuỗi bán lẻ.
Quản lý không đúng cách có thể dẫn đến thất thoát trong quá trình bán hàng, Ví dụ như thiếu hoặc thừa nguyên liệu. Ngoài ra, quản lý nguyên liệu và hàng hoá cũng rất quan trọng cho quá trình nhập kho, xếp dỡ vận chuyển sản phẩm giữa các địa điểm khác nhau.
Quản lý nhân sự
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại của một doanh nghiệp. Một trong những thách thức lớn trong việc tuyển dụng nhân sự cho mô hình chuỗi bán lẻ là tỷ lệ doanh thu cao.
Có khoảng 28% nhà tuyển dụng cho biết ứng viên không cam kết làm việc lâu dài và khoảng 49% ứng viên dao động khi có lời đề nghị hoặc lời mời từ đối thủ. Ngoài ra, khoảng cách giữa các cửa hàng làm cho việc theo dõi tất cả nhân viên trên toàn hệ thống trở nên khó khăn đối với người quản lý.
Xem thêm: Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng online hiệu quả
Do đó, nhiều cửa hàng đối mặt với tình trạng nhân viên gian lận, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Nxthemes đề xuất một số giải pháp để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, bao gồm:
Đặt ra tiêu chí rõ ràng khi tuyển dụng nhân sự.
- Áp dụng các phương thức chấm công, tính lương, và chia ca làm việc hợp lý và hiệu quả.
- Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp.
- Cung cấp các chế độ lương, thưởng, và đãi ngộ hấp dẫn để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả.
- Sử dụng phần mềm tiên tiến để nâng cao khả năng quản lý. Các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự của Mento có thể được tham khảo, bao gồm chấm công trực tuyến, tính lương tự động, quản lý nghỉ phép và phân chia ca làm việc linh hoạt…
Quản lý khách hàng
Trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ, một vấn đề phổ biến của nhiều cửa hàng là thiếu quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng và các chương trình chăm sóc, tri ân khách hàng.
Một phần nguyên nhân của vấn đề này là do các nhà bán lẻ chưa biết cách thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng, đặc biệt khi phải quản lý chuỗi cửa hàng với số lượng khách hàng lớn.
Để giải quyết vấn đề này, có thể tận dụng sự phát triển của công nghệ để tối ưu hóa việc lưu trữ thông tin khách hàng thông qua nhiều nền tảng khác nhau. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và thúc đẩy họ mua hàng nhiều hơn tại cửa hàng của bạn.
Một điểm mạnh khác là tạo sự kết nối giữa các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ, làm cho khách hàng cảm thấy được chăm sóc và hưởng những lợi ích đặc biệt. Xây dựng chính sách khách hàng thân thiết cũng là một ý kiến rất hợp lý để khuyến khích khách hàng mua sắm nhiều hơn.
Quản lý công nghệ
Trong tình hình phát triển của công nghệ, các cửa hàng hiện nay ngày càng lựa chọn sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý cho chuỗi cửa hàng của họ. Tuy nhiên, việc chọn phần mềm quản lý hiệu quả là một thách thức mà họ đang đối mặt.
Khi lựa chọn phần mềm, các cửa hàng thường quan tâm đến các tính năng như:
- Hệ thống thu ngân
- Quản lý xuất nhập khẩu
- Bán hàng online trên các sàn thương mại điện tử
- Quản lý tài chính, thu chi
- Theo dõi hiệu suất kinh doanh và tạo báo cáo, thống kê
- Quản lý đơn vị giao nhận
- Quản lý đơn đặt hàng và chương trình khuyến mãi
Mento đã được công nhận là một nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp xuất sắc trong quá trình chuyển đổi số. Chúng tôi cung cấp một hệ thống quản lý toàn diện cho các quy trình làm việc.
Với phần mềm quản lý Mento, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa thời gian và chi phí, lưu trữ dữ liệu trên hệ thống dữ liệu lớn. Đồng thời, phần mềm giúp quá trình quản lý bán hàng trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Xem thêm phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí tại đây: https://mento.vn/tin-tuc/phan-mem-quan-ly-ban-hang-da-kenh.html
4. 6 yếu tố giúp vận hành mô hình chuỗi cửa hàng thành công
Tiêu chuẩn hóa các quy trình vận hành
Dù bạn đang giữ vị trí quản lý, việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ của tất cả các cửa hàng là rất quan trọng. Tuy nhiên, trong thực tế, bạn không thể theo dõi tất cả các cửa hàng cùng một lúc, đặc biệt là khi chúng đặt ở các địa điểm khác nhau.
Do đó, việc tiêu chuẩn hóa quy trình hoạt động là một công việc cấp bách sau khi mở chuỗi bán lẻ. Quy trình này cần được thống nhất cho tất cả các cửa hàng, từ giờ làm việc, quy trình phục vụ khách hàng, chính sách chiết khấu, chính sách đổi trả,… nhằm tạo ra trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng.
Chính sách tuyển dụng nhân sự tối ưu
Để thành công trong kinh doanh bán lẻ, quan trọng phải tập trung vào việc tuyển dụng nhân viên chuyên nghiệp và đáng tin cậy, vì họ sẽ đảm nhận vai trò quản lý và vận hành cửa hàng của bạn. Sau khi tuyển dụng, các doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo hàng năm để nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.
Các nhà quản lý cần truyền đạt sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp cho nhân viên để họ hiểu những kỳ vọng trong công việc. Đồng thời, để thúc đẩy tinh thần làm việc và tăng hiệu suất làm việc.
Người quản lý cần quan tâm đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên. Đảm bảo việc nhận lương và phụ cấp được thực hiện đúng lúc, kịp thời là yếu tố giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và gắn bó với công việc. Bạn cũng nên có thể tìm hiểu thêm về hệ thống tính lương tự động của Mento để tối ưu quản lý trong lĩnh vực này.
Tăng cường kết nối giữa các chi nhánh bán hàng
Sự liên kết chặt chẽ giữa các cửa hàng là chìa khóa để thành công trong kinh doanh bán lẻ. Việc kết nối giữa người quản lý tại các điểm bán hàng khác nhau giúp họ học hỏi và trao đổi kinh nghiệm, từ đó tìm ra những giải pháp thực tế nhất.
Phần mềm quản lý công việc Mento là một ứng dụng công nghệ tiên tiến giúp các chi nhánh làm việc cùng nhau trên một không gian. Qua phần mềm này, nhân viên có thể trực tiếp trao đổi công việc và hỗ trợ nhau một cách thuận tiện.
Lưu trữ, đồng nhất dữ liệu trên cùng một nền tảng
Hiện nay, việc lưu trữ thông tin khách hàng theo cách riêng lẻ có nguy cơ bị đánh cắp mọi lúc. Mỗi nhóm bán hàng tại các điểm bán phải báo cáo thủ công hàng tuần và hàng tháng cho quản trị viên, làm mất thời gian và gây gián đoạn cho công việc của nhà quản lý cấp dưới. Đồng thời, quản lý tại các điểm bán hàng gặp khó khăn khi không có mặt và tìm kiếm dữ liệu khách hàng trở nên khó khăn do tệp khách hàng quá lớn.
Một cách đơn giản và hiệu quả để giải quyết vấn đề này là sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu. Bằng cách số hoá dữ liệu, nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin khách hàng.
Tự động hóa quản lý hàng tồn kho
Sở hữu nhiều cửa hàng ở các địa điểm khác nhau tương tự như việc doanh nghiệp phân chia cổ phần và vốn của mình ở các địa điểm khác nhau. Để bảo vệ vốn và cổ phần của bạn tại các chi nhánh khác nhau, việc quản lý hàng tồn kho trên cùng một nền tảng là cách hiệu quả nhất.
Một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác về số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tại mỗi thời điểm. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng phân phối và điều tiết nguồn hàng đến các chi nhánh một cách hợp lý, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng cung cấp cho khách hàng.
Bằng cách quản lý hàng tồn kho trên hệ thống phần mềm, những người quản lý các chi nhánh khác nhau có thể đề xuất điều phối nguồn hàng từ một cửa hàng sang cửa hàng khác để đáp ứng nhu cầu tại điểm bán.
Thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của cửa hàng bán lẻ
Sử dụng công nghệ trong quản lý là yếu tố không thể thiếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là nhà quản trị không cần phải đến từng cửa hàng của mình một cách trực tiếp.
Quản lý cần thường xuyên theo dõi hệ thống các cửa hàng để đánh giá hiệu quả quản lý từ các quản lý cấp dưới và nhân viên trong cửa hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được mục tiêu.
Hơn nửa, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi phản hồi từ khách hàng thông qua các kênh như mạng xã hội, thương mại điện tử, trang web… Điều này giúp chỉnh và nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Trong môi trường cạnh tranh kinh doanh, việc quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả là rất quan trọng. Xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp thông qua phần mềm quản lý là một cách giải quyết tốt. Mento là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy tham khảo các tính năng của nó tại đây.
